Billetterie HelloAsso : vos inscrits directement dans le tableau du tournoi

Parce qu'il fait très bien ce qu'on lui demande : encaisser. HelloAsso est gratuit pour l'association (il vit des contributions volontaires laissées par les payeurs), accepte la carte bancaire, envoie la confirmation au joueur et verse l'argent sur le compte du club. Beaucoup de joueurs le connaissent déjà : une billetterie HelloAsso rassure.

Ce qu'HelloAsso ne fait pas, c'est le tournoi lui-même. Il vous donne une liste de payeurs, pas des poules, des horaires, des terrains ni un classement. C'est là que le travail commençait : exporter le fichier, le nettoyer, recopier les noms d'équipes dans un tableur ou sur un tableau papier, et recommencer à chaque inscription tardive.

Tout se joue avant la première inscription. La Compét lit ce que vos inscrits ont rempli : si une information n'est pas demandée sur HelloAsso, elle ne peut pas arriver dans le tableau. Quatre réglages suffisent.

• Un tarif par équipe (« Doublette », « Équipe de 5 »…) plutôt qu'un tarif par joueur, si les équipes sont déjà formées. Une commande = une équipe, c'est le cas le plus simple.
• Une question obligatoire « Nom de l'équipe » ajoutée au formulaire. Sans elle, La Compét peut quand même faire une équipe par inscrit, au nom du participant, mais vous perdez le nom choisi par les joueurs.
• Une question par coéquipier (« Prénom et nom du coéquipier ») si vous voulez les noms de tous les joueurs sur les feuilles de match. Le payeur, lui, est déjà connu.
• Autant de places que le tableau en compte. Si la billetterie vend 40 places et que le tournoi en prévoit 32, La Compét vous proposera d'agrandir le tournoi au moment de l'import, mais c'est le genre de décision qu'on préfère prendre avant.

Les à-côtés (repas du midi, navette, buvette prépayée) peuvent rester sur la même billetterie : au moment de l'import, vous cochez seulement le tarif qui correspond aux équipes, et le reste est écarté.

Créez le tournoi (sport, format, nombre d'équipes), puis, sur la page de l'événement, ouvrez « Ajouter mes équipes ». La fenêtre propose trois chemins : coller une liste, déposer un fichier, ou « Récupérer depuis HelloAsso », tout en bas. C'est ce dernier qui évite tout fichier.

La première fois, La Compét demande deux codes propres à votre association : le Client ID et le Client secret. Ils se trouvent dans l'espace de votre association sur HelloAsso.

1. Connectez-vous à HelloAsso avec le compte qui gère l'association.
2. Cliquez sur « Mon compte », puis sur « Intégrations et API ».
3. Copiez le champ « Mon clientID » et collez-le dans Client ID.
4. Copiez le champ « Mon clientSecret » et collez-le dans Client secret.
5. Cliquez sur « Relier ».

Côté sécurité : La Compét lit seulement vos inscrits. Elle ne peut ni encaisser, ni rembourser, ni modifier votre billetterie. Le secret est chiffré à l'enregistrement et ne vous est jamais réaffiché ; un bouton « Délier » coupe l'accès à tout moment. Seuls les responsables du club (pas les arbitres) peuvent relier ou délier le compte. Et c'est à faire une seule fois : les tournois suivants du club retrouvent la connexion.

Une fois relié, La Compét affiche le nom de l'association et la liste de ses campagnes : billetteries, adhésions, ventes. Les campagnes en brouillon ou privées apparaissent aussi, avec leur état entre parenthèses : vous pouvez donc tout préparer avant d'ouvrir les inscriptions au public. Choisissez la billetterie du tournoi, puis « Récupérer les inscrits ».

Elle le devine, et vous montre ce qu'elle a deviné. Les inscrits arrivent sous la forme exacte de l'export HelloAsso (« Nom participant », « Email payeur », « Tarif »…) suivie d'une colonne par question que vous avez ajoutée. La Compét pré-remplit chaque choix, et vous corrigez seulement si besoin :

• Nom de l'équipe : votre question « Nom de l'équipe ».
• Prénom et nom du joueur : le participant HelloAsso.
• E-mail de l'équipe : l'e-mail du payeur, qui recevra le lien d'équipe.
• Coéquipiers : les colonnes cochées, ici la question sur le coéquipier.
• Tarif à importer : seuls les tarifs cochés deviennent des équipes.

L'aperçu dit tout avant de valider, rien n'est découvert après coup :

• le nombre d'équipes trouvées, avec leurs joueurs ;
• les lignes écartées : autre tarif, commande remboursée, annulée ou refusée, ligne sans nom d'équipe ;
• les lignes regroupées (deux inscriptions au même nom d'équipe) et les équipes déjà inscrites, ignorées ;
• le nombre d'équipes qui ont une adresse e-mail ;
• les places libres : si tout ne rentre pas, le choix d'agrandir le tournoi ou d'importer seulement les premières.

Laissez « Marquer comme payées » coché : les équipes ont déjà réglé sur HelloAsso, elles apparaissent donc comme payées dans La Compét. Puis « Importer ».

L'offre gratuite de La Compét va jusqu'à 8 équipes. Au-delà, le pass tournoi (29 €, payé une fois pour ce tournoi, sans abonnement) lève la limite ; l'aperçu vous le dit avant l'import si c'est le cas.

Juste après l'import, La Compét propose d'envoyer à chaque équipe le lien de sa page d'équipe, à l'adresse du payeur HelloAsso. Sur cette page, le capitaine voit ses horaires, ses adversaires et son terrain, et saisit ses scores le jour J. Les réponses à cet e-mail arrivent dans votre boîte, pas dans la nôtre.

C'est tout l'intérêt de relier le compte plutôt que de déposer un fichier. Avec l'option « Ajouter automatiquement les prochains inscrits » (cochée par défaut), La Compét revérifie la billetterie toutes les 15 minutes. Chaque nouvelle équipe arrive seule, avec les colonnes et les tarifs choisis à l'import, et reçoit son lien par e-mail sans que vous fassiez rien.

Le suivi s'arrête de lui-même quand vous générez le tableau : une fois les poules tirées, plus personne n'y entre par la billetterie. Pensez donc à clôturer la billetterie HelloAsso au même moment, pour ne pas encaisser une équipe qui n'aurait plus de place. Le bouton « Arrêter » coupe le suivi plus tôt si vous le souhaitez.

Le suivi ajoute, il ne retire pas. Si vous remboursez une équipe sur HelloAsso après son arrivée dans le tournoi, retirez-la aussi du tournoi dans La Compét.

Oui. Le fichier exporté depuis la billetterie (Excel .xlsx ou CSV) se dépose tel quel avec « Choisir un fichier » : mêmes colonnes devinées, même filtre des tarifs, même aperçu. C'est la bonne solution si vous n'avez pas accès aux codes de l'association, ou pour un tournoi où les inscriptions sont closes.

La différence : un fichier est une photo à un instant donné. Les inscriptions qui arrivent ensuite ne suivent pas, et les équipes importées depuis un fichier ne reçoivent pas leur lien automatiquement (le bouton d'envoi reste disponible). Un ancien classeur .xls n'est pas lu : ouvrez-le et enregistrez-le en .xlsx ou en CSV.

• Renommer une question HelloAsso en cours de route. Le suivi retrouve les colonnes par leur nom. Si « Nom de l'équipe » devient « Nom de votre équipe », La Compét le signale dans le bandeau et vous demande de refaire un import pour rechoisir les colonnes.
• Oublier de demander le nom de l'équipe. Ça se rattrape (une équipe par inscrit, au nom du participant), mais les joueurs aiment voir le nom qu'ils ont choisi au tableau.
• Vendre plus de places que le tableau n'en compte. Quand le tournoi est plein, les nouvelles équipes attendent et le bandeau le dit, mais elles ont déjà payé : alignez les deux chiffres dès le départ.
• Laisser la billetterie ouverte après le tirage. Voir plus haut : le tableau généré, le suivi s'arrête.

Pour la suite, deux guides utiles : combien de terrains prévoir et à quelle heure vous finirez, et que faire quand le nombre d'inscrits ne tombe pas juste, avec les exempts du tableau. Côté règles, le guide pour faire payer les inscriptions sans se mettre en tort rappelle ce qu'une association a le droit d'encaisser.